Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién trata tus datos (el responsable)

• Responsable: Juan Zapata (persona natural)
• Domicilio: Medellín, Colombia
• Correo de contacto y ejercicio de derechos: [email protected]
• Teléfono: +57 302 861 0661
• Servicio: DroneDocs — dronedocs.co

DroneDocs es una plataforma de gestión documental y consulta informativa de normativa aeronáutica para pilotos y explotadores de drones (UAS) en Colombia. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién se comparten y cómo ejercer tus derechos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1074 de 2015).

2. Qué datos tratamos

• Cuenta e identificación: correo electrónico, nombre completo, tipo y número de documento (cédula, cédula de extranjería o pasaporte), teléfono, y tu contraseña (almacenada siempre cifrada) o tu identidad de Google si eliges entrar con Google.
• Documentación aeronáutica que tú cargas: licencias y certificados de piloto UAS (números, fechas, adiciones), certificados de explotador, registro mercantil, pólizas de seguro de tus aeronaves, datos de tus aeronaves (marca, modelo, número de serie, matrícula — el registro ante la Aerocivil —, peso) y los archivos PDF que subas.
• Certificado médico: es un dato sensible y tiene su propia sección (ver sección 4).
• Tus operaciones: bitácoras de vuelo (fecha, horas de despegue y aterrizaje, ubicación con coordenadas, altura, condiciones meteorológicas, descripción y novedades) y checklists prevuelo.
• Academia: tus intentos de examen y puntajes.
• Chat normativo: tus preguntas al asistente. Si calificas una respuesta como incorrecta (👎), guardamos esa pregunta, la respuesta y el motivo que indiques, para corregir el servicio. No conservamos las conversaciones completas.
• Datos técnicos: identificadores de sesión y registros técnicos del servidor (como dirección IP y eventos de acceso), necesarios para la seguridad y operación de la plataforma.

3. Para qué los tratamos (finalidades)

1. Prestarte el servicio: organizar tu documentación aeronáutica, avisarte vencimientos, llevar tu bitácora y checklists, y responder tus consultas sobre la normativa en el chat.
2. Administrar tu cuenta: crearla, autenticarte y proteger su seguridad.
3. Enviarte correos del servicio: verificación de cuenta, recuperación de contraseña y avisos operativos.
4. Mejorar el servicio, por ejemplo a partir del feedback que des en el chat.
5. Atender tus solicitudes y cumplir las obligaciones legales del responsable.

No usamos tus datos para publicidad ni los vendemos a terceros.

4. Tu certificado médico: un dato sensible que decides tú

La función de guardar tu certificado médico aeronáutico implica tratar información relacionada con tu salud, que la ley clasifica como dato sensible. Por eso:

• Cargarlo es completamente voluntario. No estás obligado a autorizar su tratamiento, y sin él puedes usar todas las demás funciones de DroneDocs.
• Si decides cargarlo, te pediremos en ese momento una autorización expresa y separada, y trataremos ese dato con una única finalidad: gestionar tu documentación y avisarte su vencimiento.
• Puedes eliminarlo cuando quieras desde tu cuenta, o solicitando su supresión por el canal de contacto.

5. Dónde se guardan tus datos y quiénes los reciben (transferencia internacional)

Tus datos se alojan y procesan con proveedores de infraestructura ubicados en países que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) reconoce con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017):

• Contabo (servidor administrado por el responsable)

  Alemania

  Aloja la base de datos, los archivos que cargas y la aplicación

• Resend

  Estados Unidos

  Envía los correos transaccionales (procesa tu dirección de correo)

• Google (Gemini y acceso con Google)

  Estados Unidos

  Procesa las consultas que haces en el chat — incluidos los datos de tu perfil documental cuando el asistente los necesita para responderte — y gestiona el acceso con Google si lo eliges

• Groq

  Estados Unidos

  Procesamiento alternativo del chat (contingencia técnica)

• Cloudflare

  Estados Unidos

  Red de entrega, cifrado y protección del tráfico

Las consultas de mapa (geocodificación y zonas de no vuelo) se realizan sin tu identidad: a esos servicios solo viajan coordenadas, nunca tu nombre ni tu cuenta.

Al aceptar esta política autorizas expresamente esta transferencia y transmisión internacional a los proveedores y países indicados.

6. Cookies y almacenamiento local

DroneDocs usa únicamente almacenamiento técnico en tu navegador (tu sesión iniciada). No usamos cookies publicitarias ni herramientas de analítica de terceros. Si esto cambia, actualizaremos esta política y te lo avisaremos.

7. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Mientras tu cuenta exista. Tus datos y archivos permanecen para prestarte el servicio.
• Si eliminas tu cuenta, se borran de forma efectiva tus datos personales, documentos y archivos. Se conserva únicamente el registro de tu autorización (tu correo, la fecha y hora de aceptación, la versión de los documentos que aceptaste y el método) hasta por 3 años después de la eliminación — es la prueba de la autorización que diste, que la ley te da derecho a solicitar y nos exige poder demostrar; cumplido ese plazo, se elimina definitivamente. Fuera de eso, solo se conservará aquello que un deber legal específico exija en tu caso, y te informaremos qué y por qué al atender tu solicitud.
• Supresión de oficio: los datos que dejen de ser necesarios para las finalidades descritas se eliminan sin que debas pedirlo.
• La base de datos del servicio estará vigente mientras DroneDocs opere y sea necesaria para estas finalidades.

8. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de tus datos tienes derecho a: conocerlos, actualizarlos y rectificarlos · suprimirlos (eliminar tu cuenta y tu información) · revocar la autorización · pedir prueba de la autorización que diste · ser informado del uso que se les ha dado · y presentar quejas ante la SIC.

Cómo ejercerlos:

• Directamente en la app: puedes editar los datos de tu perfil y tu documentación en cualquier momento.
• Por el canal de contacto: escribe a [email protected] desde el correo de tu cuenta, indicando qué derecho quieres ejercer. Es gratuito.

Plazos de respuesta (Ley 1581 de 2012): consultas, máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 más, informándote); reclamos — incluida la supresión —, máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 más, informándote).

Si no recibes respuesta o no estás de acuerdo, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), una vez agotado el reclamo directo ante el responsable.

9. Seguridad

Aplicamos medidas razonables de seguridad: cifrado del tráfico, contraseñas almacenadas cifradas, aislamiento de la información por usuario (cada cuenta solo accede a lo suyo) y archivos privados accesibles solo mediante enlaces temporales. Ningún sistema es infalible: si ocurriera un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo gestionaremos e informaremos conforme a la ley.

10. Menores de edad

DroneDocs está dirigido a mayores de 18 años. No creamos cuentas de menores de edad a sabiendas.

11. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier nueva versión en esta misma página, con su fecha. Si el cambio es sustancial (nuevas finalidades, nuevos destinatarios), te lo avisaremos en la app y pediremos tu aceptación nuevamente. La versión y fecha vigentes aparecen siempre al inicio.

12. Tu autorización

Al marcar la casilla de aceptación en el registro (o en el aviso de actualización si ya tenías cuenta), otorgas tu autorización previa, expresa e informada para este tratamiento. Conservamos como prueba la fecha, hora y versión de los documentos que aceptaste. El silencio o la inactividad nunca se toman como autorización.

Ver también los Términos y Condiciones.